Quién es responsable de sus datos
Contratista Luminem SpA, RUT 78.115.197-1. Para cualquier consulta o para ejercer sus derechos escriba a rrhh@luminem.cl, o pídalo en nuestra oficina.
Para qué usamos sus datos
Postulación y preinscripción
Inscribir a quienes buscan trabajo de temporada, contactarlos para ofrecerles trabajo y armar las cuadrillas que piden las plantas. Base: Consentimiento de la persona (declaración jurada de postulación, por 12 meses, que puede revocar).
Datos: Identificación (nombre, RUT o pasaporte, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, nacionalidad), contacto y domicilio, sector del bus, turno, tallas, AFP e institución de salud, documentos de identidad, fotografía, cuentas bancarias, llamados y su resultado, observaciones del trabajo. Situación migratoria y permiso de trabajo (tratados como reservados); discapacidad si la persona la declara.
Se comunican a: Nadie fuera de la empresa. El equipo solo ve lo que su perfil permite.
Se guardan: Mientras dure el consentimiento (12 meses desde la preinscripción o la última declaración firmada). Vencido, y 30 días después, si nunca trabajó se propone anonimizar sus datos y una persona lo confirma.
Postulación desde la web (formulario público)
Recibir la postulación desde el celular (de la persona o del supervisor en terreno) para que la oficina valide su identidad en persona y la inscriba, o la rechace. Base: Consentimiento de la persona (acepta el aviso de datos y declara que lo escrito es verdad; se guarda la fecha y la versión del aviso).
Datos: Identificación (nombre, RUT o pasaporte, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, nacionalidad, vigencia de la cédula), contacto y domicilio, sector del bus, turno, labores y experiencia, AFP e institución de salud, tallas, foto de la cédula (se vuelve a dibujar: sin ubicación ni datos ocultos del teléfono), currículum si lo adjunta y una huella de la red (no la dirección IP). Si no tiene RUT (en trámite) o es irregular: su respuesta, el pasaporte o la cédula de su país, el RUT para pago de leyes sociales y los documentos migratorios que adjunta (comprobante de residencia en trámite; autodenuncia, certificado de la AFP y enrolamiento del Registro Civil), que al aprobar pasan a sus documentos. Discapacidad, solo si la persona la declara (se guarda cifrada y la ve solo quien tiene el permiso de datos sensibles).
Se comunican a: Nadie fuera de la empresa. Si está activo el anti-robot de Cloudflare (Turnstile), Cloudflare recibe la dirección IP para verificar que no es un robot, sin los datos del formulario.
Se guardan: Pendiente hasta que la oficina la revise (las que llevan más de 30 días aparecen en la revisión de conservación). Aprobada: sus datos pasan a la ficha (actividad anterior). Rechazada: las fotos se borran al rechazar y el resto de sus datos a los 30 días (queda el folio y el motivo). Las de la bandeja «Posible robot» (señales de un envío automático; sin currículum ni PDF guardados) que nadie revisa en 7 días se rechazan y se borran solas (queda en la bitácora).
Cruce con el reporte diario de la planta
Comparar la asistencia registrada con el reporte de la planta (quién asistió, cargo y horas extra) y corregir las diferencias. Base: Ejecución del contrato de trabajo (control de la asistencia y de las horas para pagar bien).
Datos: RUT, nombre, cargo y horas extra que trae el reporte de la empresa mandante (planta). El archivo no se guarda; sus filas sí, para volver a la comparación.
Se comunican a: Nadie: la información viene de la planta y no se le devuelve nada desde esta función.
Se guardan: Las filas del reporte mientras se necesiten para revisar la asistencia de esa semana; al anonimizar a una persona, sus filas pierden el RUT y el nombre. 10 años desde el último término de contrato (obligaciones laborales y previsionales); después se anonimiza, previa revisión de una persona.
Reportes a su medida y reportes programados por correo
Armar listados internos (personas, contratos, asistencia, órdenes de pago) con columnas de una lista cerrada, descargarlos o enviarlos por correo cada mañana o los lunes. Base: Interés legítimo de la empresa en gestionar su personal y ejecución del contrato de trabajo.
Datos: Las columnas que se elijan de la lista cerrada. Los datos sensibles y el RUT entero solo para quien tiene ese permiso; nunca la precaución, el bloqueo, las cuentas bancarias ni la discapacidad. Situación migratoria y salud previsional solo en la descarga de quien tiene el permiso de datos sensibles; por correo NUNCA (ni montos, y el RUT va tapado).
Se comunican a: Las casillas de correo que escribe quien programa el reporte (el equipo de la empresa o quien ella decida). Cada descarga y cada envío queda en el registro de accesos.
Se guardan: El reporte guardado es solo la definición (columnas y filtros): los datos se arman al momento y no se guardan aparte.
Contratación y gestión del personal
Celebrar y ejecutar el contrato de trabajo: contrato, asistencia, jornada, elementos de protección personal, documentos y expediente. Base: Ejecución del contrato de trabajo y obligaciones legales (Código del Trabajo; Ley 21.325 de migración).
Datos: Los de la postulación, más el contrato, el centro y la obra, el cargo, la asistencia diaria y las horas, el EPP entregado y los documentos firmados. Situación migratoria y permiso de trabajo.
Se comunican a: La empresa mandante (planta) recibe el reporte de asistencia con lo que la empresa define (sin montos ni teléfonos de fábrica). La Dirección del Trabajo, cuando lo exige.
Se guardan: 10 años desde el último término de contrato (obligaciones laborales y previsionales); después se anonimiza, previa revisión de una persona.
Remuneraciones y pagos
Calcular y pagar cada semana (órdenes de pago, anticipos, pagos en efectivo, archivo del banco) y entregar al contador lo que necesita para las cotizaciones y el libro de remuneraciones. Base: Ejecución del contrato de trabajo y obligaciones legales y tributarias.
Datos: Cuentas bancarias (guardadas cifradas), montos ganados, descuentos, anticipos, pagos y sus comprobantes.
Se comunican a: El banco (archivo de pago masivo, con la cuenta completa). El contador o su sistema contable (planilla mensual con RUT y montos).
Se guardan: 10 años desde el último término de contrato (obligaciones laborales y previsionales); después se anonimiza, previa revisión de una persona.
Término de contrato y finiquito
Terminar el contrato con su causal, la carta de aviso, el cálculo y el pago del finiquito. Base: Obligaciones legales (Código del Trabajo, arts. 159 a 177).
Datos: Causal y hecho que la funda, carta, cálculo del finiquito, respaldo de las cotizaciones, documento firmado y pago.
Se comunican a: La Dirección del Trabajo o el ministro de fe que ratifica el finiquito.
Se guardan: 10 años desde el último término de contrato (obligaciones laborales y previsionales); después se anonimiza, previa revisión de una persona.
Accidentes del trabajo
Registrar y seguir cada accidente: la denuncia a la mutual (DIAT), la atención, la licencia, la investigación y las medidas. Base: Obligación legal (Ley 16.744).
Datos: Relato, lugar, testigos, atención médica, diagnóstico, licencia y días perdidos, investigación y medidas. Datos de salud (acceso restringido a quien lleva los casos; nunca en correos ni Excel).
Se comunican a: La mutual de seguridad (la denuncia la hace la empresa).
Se guardan: 10 años desde el último término de contrato (obligaciones laborales y previsionales); después se anonimiza, previa revisión de una persona.
Sus derechos
- Saber qué datos suyos se guardan, para qué y a quién se comunican, y recibir una copia.
- Corregir los datos que estén mal o incompletos.
- Pedir que se borren los datos que ya no son necesarios (lo que la ley laboral obliga a guardar se conserva hasta su plazo).
- Oponerse a que sus datos se usen para algo (por ejemplo, que no lo vuelvan a llamar).
- Recibir sus datos en un archivo ordenado y de uso común.
- Pedir que sus datos no se usen mientras se resuelve otra solicitud suya.
- No ser objeto de decisiones tomadas solo de forma automática.
Respondemos dentro de 15 días corridos (prorrogables una vez por 30 días, avisándole el motivo). Para cuidar sus datos, antes de entregarlos o cambiarlos verificamos que quien pide sea usted. Si no está conforme con la respuesta, puede reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.
Cómo los cuidamos
- Cada persona del equipo entra con su cuenta y una clave segura; la sesión se cierra sola a los 30 minutos sin uso.
- Permisos por perfil y módulo: cada uno ve solo lo que necesita; los datos sensibles (salud, situación migratoria, precaución) piden un permiso aparte; jefes y supervisores ven solo su gente.
- Los números de cuenta se guardan cifrados y en pantalla se ven tapados (****1234); completos solo en el archivo del banco.
- Los documentos se guardan en un disco privado del servidor (no en una carpeta compartida) y cada vez que alguien los abre queda registrado.
- Bitácora de cambios y registro de quién vio datos sensibles y quién exportó.
- Conexión cifrada (HTTPS), respaldo diario y vigilancia del servidor.
El sistema no toma decisiones automatizadas sobre las personas: avisa (ausencias, vencimientos, plazos) y siempre decide una persona del equipo (contratar, terminar, bloquear, anonimizar).
Esta política muestra los plazos y los datos de la empresa vigentes en el sistema.